Papírmentes iroda

Az informatikai rendszerek robbanásszerű fejlődésével, a megosztott hálózati csoportmunka térhódításával párhuzamosan egy olyan átalakulás is kezdetét vette, amely a vállalati folyamatok különböző területeinek informatikai integrációját is magával vonja.

A minőségirányítás és az informatika együttműködése ma már nem csak a logisztikai háttérszolgáltatások biztosítását jelenti. Olyan komplex megoldást kínál az ügyfelek számára, amely nem egy különálló „szigetre” helyezi a minőségirányítási rendszer működését, hanem aktívan hasznosítja, és integrálja a vállalat különböző rendszereibe, összekötve a vállalat irányításával. Előnye a költség hatékony működtetésen túl a könnyű áttekinthetőség, optimális kezelhetőség, a címben szereplő papírmentes iroda gyakorlati megteremtése.

Az informatikai rendszerek alkalmazása során eddig sem volt ismeretlen fogalom a vállalati folyamatok háttértámogatása. A vállalatok számítógéppel támogatott funkciói között újabban megemlíthetjük a dokumentumok egységes kezelésének (email, telefax, levelek, etc.) igényét, valamint a különböző céges nyilvántartások illetve a vállalati folyamatkezelés számítógépes alkalmazásainak, az ezekkel kapcsolatos feladatok informatikai menedzsmentjének ellátását és felügyeletét is.

A ma működő rendszerek kezelése többnyire egymástól eltérő alapokon, és környezetben történik. Míg egy manuális nyilvántartás üzemeltetése sok esetben hely-, és időigényes, valamint a konkrét adatlapok kezelése és kereshetősége lassú és nehézkes, addig egy informatikai rendszerben létrehozott elektronikus folyamatkezelési, és nyilvántartási rendszer megvalósítása, az adatok elemzése nagymértékben támogathatja a hatékony és aktív munkavégzést, valamint a kapcsolódó területek munkáját. Az eltérő megoldások között azonban nem csak a gyorsaság, és a széleskörű analizálási képesség lehet számottevő különbség, az adatok integritásának kérdése is az utóbbi javára dönt. Egy manuális nyilvántartó rendszerben biztonsági másolatot készíteni alkalmanként elképesztően nagy, és bonyolult feladat lehet, míg egy informatikai alkalmazás esetén a probléma rendkívül könnyen áthidalható megoldást kínál, rövidtávon.

Minőségirányítás és informatika

A minőségirányítási rendszerek elektronikus támogatásának különböző kialakításakor alapvető szempont, hogy a rendszer működése során milyen kitűzött informatikai céloknak kell megfelelnie a kidolgozott műszaki megoldásnak. Egyfelől cél lehet a már meglévő és üzemelő ügyviteli, iratkezelő, számlázási vagy vállalatirányítási rendszer kiegészítése, illetve az ahhoz való statikus vagy dinamikusan integrált igazodás, másfelől célravezető a modern technológiai megoldások széleskörű kiaknázása is, amelynek segítségével lehetővé válik a szoftveres minőségügyi rendszer papírmentes működésének támogatása.

A papíralapú minőségügyi és egyéb nyilvántartó megoldások hátrányai, hogy általuk nehézkesen kezelhető a tárolt információk sorba rendezése, az információk elemzése, a dokumentumok nyilvántartása, az esetleges módosítások figyelemmel kísérése, illetve a különböző jogosultságok kezelése. Külön problémát jelenthet a bizonyos átfedésekkel működő manuális nyilvántartások számára, hogy az eltérő rendszerekből kinyert hasonló adatok közül megbízható módon kiválasszuk, hogy melyik a valódi paraméter.

A hagyományos nyilvántartásokkal szemben a vállalat igényeire kidolgozott elektronikus minőségügyi rendszer előnyei, hogy a tárolt adatok nem egymástól elszigetelten, átfedésekkel, potenciálisan különböző kezelői felületeken keresztül érhetőek el, hanem olyan egységes szerkezetben kerülnek megvalósításra, ahol a szükséges adatok elektronikus úton, a megfelelő felhasználói jogosultságok figyelembevételével, mindig könnyen hozzáférhetőek, és kezelhetőek, elemzésük pedig számos, eddig esetleg ismeretlen megközelítési módból is lehetségessé válik. Fontos szempont és egyelőre kevés informatikai rendszer által biztosított megközelítés továbbá, hogy a vállalat minőségügyi elemei nem elválaszthatók a cég egyéb részeitől.

Minden folyamat, információ, dokumentum és teendő összefüggésben kell, hogy álljon a minőségügyi rendszer valamely aspektusával, eljárásával, termékével, eredményével vagy dokumentációjával.

Elektronikus ügyirat- és minőségügyi dokumentumkezelés

Az elektronikus dokumentum-kezelés többféle szempont szerint megvalósítható. Míg egyfelől tükrözheti a vállalat belső kommunikációs szükségleteinek, iratkezelési előírásainak kielégítését, addig egy másik oldalról megközelítve a kérdést a standard minőségbiztosítási rendszerhez tartozó dokumentumok és folyamatok aktív beépülésével segítheti a vállalat működtetésének megfelelő minőségügyi szabványok betartását, egyszerűsítheti a vállalkozás minőségügyi színvonalának folyamatos biztosítását. Az elektronikus ügyirat- és dokumentum kezelő rendszerek nagy előnye lehet továbbá, hogy a rendszerben tárolt adatok és folyamatok elemzése jelentősen gyorsabbá, és hatékonyabbá válhat.

A különböző adatbázisok összekapcsolása révén a testre szabható paraméterezési eljárásnak köszönhetően olyan statisztikák, analízisek készíthetőek, amelyek pontos képet adhatnak a döntéshozók számára a vállalaton belüli folyamatok alakulásáról, előre jelezhetik a bármely területen felmerülő problémák megjelenését is. A rendszerben tárolt adatok alapján a konkrétan megfogalmazott vállalati célok (értékesítési tervek, projekttervek, heti munkatervek, minőségügyi célkitűzések és programok, stb.) kézzelfogható módon, lépésről-lépésre folyamatosan ellenőrizhetővé válnak, szem előtt tarthatók.

Az egyes feladatok végrehajtása során keletkező információk, problémák elektronikus dokumentumok formáját öltik és a folyamatok szereplői számára láthatóvá, és időben kezelhetővé válnak (szerződések kezelése, vevői megkeresések, szállítók értékelése, felülvizsgálatok, feladatkezelés, bizonylatok, feljegyzések, auditjelentések, stb.). Az elektronikus dokumentum-kezelő rendszer működtetése azonban nem csak az operatív tevékenységek esetén lehet a vállalatok számára hasznos, az ellenőrzés, illetve a konkrét intézkedést igénylő – minőségügy által generált – feladatok végrehajtása során is. Míg az előbbire példák az intézkedési tervek, projekttervek módosításai, várható bevételek aktualizálása és napi iratok keletkezésével járnak, addig az utóbbit a belső auditok, riportok, felmérések, valamint jegyzőkönyvek digitális konstrukciója segítheti.

A dokumentumkezelő és levelező rendszerre épülő megoldás tehát nem csak hatékonyan támogathatja a különböző minőségirányítási rendszerek gyakorlati megvalósulását, hanem az elektronikus csoportmunka támogatásán keresztül egy olyan teljesen automatikus értesítő rendszert is üzemeltet, amelynek segítségével mindenki személyesen, a saját elektronikus postafiókjában értesíthető a rendszerbe érkező, illetve ott keletkezett dokumentumokról, vagy feladatokról. A jól strukturált jogosultságok igénybevételével az egyes munkafolyamatok feletti kontroll biztonságosan kezelhetővé válik. (Kizárva az illetéktelen lekérdezések, adatmódosítások, illetve a szándékos károkozás lehetőségét is.)

Elektronikus feladatkezelés

A vállalaton belül keletkező feladat kezelése egységes felületen keresztül, előre meghatározott prioritások szerint történik. A feladat létrejöttét a vállalat egyik munkatársa fogalmazza meg egy új elektronikus dokumentum létrehozásával. Ezzel elindul a feladat vállalaton belüli életciklusa. Az új feladat létrejöttéről az érintett szakemberek elektronikus értesítést kapnak (e-mail kliens, SMS) és megkezdődik a munka elvégzése. Ha szükséges a különböző szakterületek képviselői a feladatok komplexitásától függően egymással online illetve offline üzeneteket válthatnak, a dokumentumban további alfeladatokat nyithatnak, automatikusan értesítve a megnyitott feladat területének szakértőit.

Egyéb követelmények

Egy dinamikusan fejlődő vállalkozás, illetve nagyvállalat életében nem lehet, és nem is érdemes alkalmilag, egyéb folyamatoktól, módszerektől, rendszerektől elszigetelt módon kialakított minőségirányítási rendszer üzemeltetésében gondolkodni, a minőség folyamatos biztosítását pedig jelentős mértékben befolyásolhatja a folyamatos változás. Egy vállalati felvásárlás, ágazati egyesülés, vagy egyszerűen egy technológiaváltásnak is lehetnek olyan mellékhatásai, amelyek alapvetően befolyásolhatják a minőségbiztosítási rendszer sikeres működtetését.

Az elektronikus minőségbiztosítás folytonosságát, és adatbiztonságát pedig egy olyan többlépcsős adatvédelmi megoldás garantálja, amely egyfelől a felhasználói jogosultságok függvényében engedi a különböző munkafolyamatok olvasását / módosítását / törlését, másfelől pedig a dokumentummódosítások időrendi, illetve felhasználói szinten történő naplózását is lehetővé teszi. Ez alapján könnyen nyomon követhetővé válik, hogy egy adott eljárás során a folyamat résztvevői milyen intenzitással látták el tevékenységüket. Az adatbiztonságot azonban nem csak a kiosztott felhasználói hozzáférések, a digitális aláírás alkalmazhatósága, hanem a rendszeres biztonsági mentések is tovább fokozhatják. (Ami egy hagyományos nyilvántartás esetén meglehetősen nehézkes.)

Összefoglalás

Az elmúlt években kialakult minőségirányítási rendszerek informatikai háttértámogatása mellett ma már egyre inkább megjelennek azok a továbbfejlesztett komplex informatikai megoldások, amelyek a szó legszorosabb értelmében lehetővé teszik a papírmentes iroda működtetését. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek előnyei a standardizált vállalati folyamatok integrációján túl az adatok könnyebb kezelése, illetve az ügyfélközpontú és a minőségbiztosítási szemléletmód fokozott érvényesülése lehet.

DIGITALIZÁLÁS A GYAKORLATBAN

Bevezetés

A gazdasági élet terén korábban és mára az államigazgatás terén is kiemelt terület lett a munkafolyamatok elektronikus követése, beleértve az elektronikus iratkezelést is. Az eKormányzat, annak részeként az elektronikus iratkezelés egyre inkább valóság a hivatal, az ügyfelek és a levéltárak részére is.

A gazdasági társaságok iratkezelésének egyre nagyobb hányadát teszik ki az elektronikus iratok, amelyek papíralapon meg sem jelennek, és ha igen, akkor sem a papíralapú formájuk kerül irattárba. Az integrált elektronikus iratkezelő rendszerekben keletkeztetett maradandó értékű iratok átvételénél csupán a meglévő, papíralapú adathordozóknál több-kevesebb sikerrel hatékony jogszabályokra hagyatkozni nem lehet.

A DIGITALIZÁLÁS BIZTONSÁGA

A számítástechnikai adathordozók, úgy a merevlemezek, mind a külső háttértárolók jelenbeni és jövőbeni változása folyamatos, biztos sztenderdekre egyelőre nem számíthatunk. Ugyanakkor tudomásul kell venni: már ma keletkeznek olyan iratok maradandó értékű iratok is amelyek csupán elektronikus formában léteznek, materializált formában nem.

Elektronikus irat esetén az erről készített mikrofilm lehet a biztonsági másolat. Az ilyen, COM (Computer Output Microfilm) technológiával működő berendezések ára nem csekély, így valószínű, hogy az elektronikus iratot digitális formájában, számítástechnikai adathordozón kell majd megőrizni.

Egyes publikált vizsgálatok alapján az optikai adathordozók fizikai élettartama a száz évet biztonsággal elérheti, de ez a gyakorlatban az eltelt idő rövidsége miatt nem bizonyított. Nem beszélve arról, hogy bár fizikailag az adathordozó száz év múlva is vélhetően sértetlen lesz, mégis kérdéses a rajta tárolt adatok adatvesztésének mértéke, főképp, ha a bekövetkező hardver/szoftver változások következményeit is figyelembe vesszük. Egy mai szoftverrel mai személyi számítógépen tárolt digitalizált irat folyamatos karbantartás, átmásolás, verziófrissítés nélkül már igen rövid idő alatt elveszhet, néhány verzió kimaradása után a korábban használt szoftver legújabb verziója adatvesztés nélkül már nem biztos, hogy az adott elektronikus iratot kezelni tudja majd, erre már ma is több példa ismert.

Az elektronikusan tárolt állományok védelme egy szempontból egyszerűbb: a készített korlátlan számú másolatok nem eredményeznek minőségromlást, azonos technikai feltételek megtartása mellett. A digitalizálás folyamatában az eredeti adathordozóról készül egy digitalizált felvétel, ami számítástechnikai adathordozón kerül tárolásra. Ez első ütemben a számítógép merevlemeze, majd az adatok valamilyen író szerkezet (CD, DVD stb.) segítségével külső adathordozóra kerülnek.

Az ún. mesterpéldány tehát a merevlemezen kerül elsőként rögzítésre. A merevlemezek kapacitása folyamatosan nő és egy számítógépben ma már felhasználói szinten sem okoz gondot több merevlemez összekötése. A kutatók, felhasználók, esetleg Internetes hozzáférhetőség esetén a gyors hozzáférés biztosítása csak ilyen módon képzelhető el. A merevlemezen lévő állományokról azonban biztonsági másolatot kell készíteni, legalább két példányban és azokat fizikailag is egymástól elkülönítetten kell tárolni. Ez nem kis feladat, hisz nem csupán fizikai tárolásról van szó, hanem meghatározott időközönként az állományok ellenőrzéséről, átmásolásáról, amelynek elvégzéséhez komoly technikai és szakmai háttérre van szükség.

Gyakorlati tapasztalatokból adódóan pont az a félő, hogy a digitalizált állományok kellő technikai háttér és szabályozás hiányában olyan elfekvő adatbázisok lesznek, amelyeket ahogy a papíralapú irattárak egy részét is bizonyos idő elteltével már alig használnak, megfeledkeznek róla. Ami a papíralapú adathordozónál adatvesztés nélkül lehetséges, az a számítástechnikai adathordozónál sokkal veszélyesebb. Az Informatikai Biztonságtechnikai Szabályzatban foglaltakat a halmozott emberi és technikai kockázati tényezők miatt (tudatos mulasztás, hanyagság, feledékenység, hozzá nem értés stb.) precízen be kell tartani.

A hardver és szoftver változások folyamatos kihívás elé állíthatják a digitalizált állományok és a hozzájuk kapcsolódó adatbázis védelmét, ugyanakkor a folyamatos karbantartással, a hardver- és szoftverváltozások követésével, az adott esetben szükséges konvertálásokkal a digitalizált állományok elfekvővé válása elkerülhető és használatuk folyamatosan biztosítható.

Az ún. mesterpéldányok technikailag csak abban az esetben különbözhetnek a további másolatoktól, ha a mesterpéldány jobb minőségű adathordozóján tömörítés nélküli, míg a további másolatokon tömörített állományokat őrzünk. Egyéb esetben a készült másolatok teljesen egyenértékűek a mesterpéldánnyal, sőt a merevlemezen lévő első digitalizált változattal is.

A digitális szalagos egységre (DAT kazetta) történő mentés nagyobb biztonságot nyújt ugyan, de a CD lemez használatánál költségesebb és a mágnesszalagok biztonságos tárolási körülményeit is meg kell teremteni. A tárolt adatok kétévenkénti ajánlott átmásolása drága és időigényes eljárás.

Az általánosan követett gyakorlat szerint a digitalizált állományokról amelyek teljes mennyiségükben megtalálhatók a merevlemezen hetente kétszer készül biztonsági másolat, a szerver géptől fizikailag is elkülönített számítógép rögzített és egy kivehető merevlemezére. Ha az állomány gyarapodása 1 CD lemez (650 Mb, kb. 20 000 oldal) mennyiséget elér, az két példányban kiírásra kerül és a két példány ellenőrzés után egymástól fizikailag is elkülönített helyen kerül tárolásra.

A képek (fájlok) esetleges sérülése esetén a CD-n lévő állományokból a digitalizált képi állomány helyreállítható. A képekhez rendelt adatbázis is folyamatosan mentésre kerül, hisz a felépített adatbázis a társaság munkatársai több éves szorgalmas munkájának eredménye. A digitalizáló szoftverek egyik előnye, hogy a meta-adatokat az egyes digitalizált képekbe (fájlokba) is rögzítik, így az adatbázis esetleges sérülése esetén a képekből rekonstruálható az adatbázis is. Az adatbázis és a képi állomány (a fájlok) folyamatos ellenőrzés alatt állnak, azaz a digitalizált iratok azonosságát, a hitelességet biztosító sértetlenségét és az adatbázis épségét, tartalmi változatlanságát rendszeresen kontrolláljuk. Az állományvédelmi szempontokat messzemenően szolgálja a gyakran kutatott iratok digitalizálása, mivel ezekről az eredeti további sérülése nélkül adható ki másolat.

Digitalizálás és adatbázis építés

A digitalizálásra kijelölt állományokat a folyamat előtt célszerű végleges levéltári rendbe hozni, bár jó feldolgozó szoftver segítségével akár rendezetlen állományban is biztosítható a visszakereshetőség. Az semmiképpen nem ajánlható eljárás, hogy fájlként digitalizáljunk dokumentumokat, majd csupán az átnevezett fájlnevek után tájékozódjunk. Egy négyszáz oldalas irat vagy könyv szkennelés után négyszáz önálló fájlt alkot, amelyek összefűzéséhez már szoftver szükséges.

A készítendő adatbázis (elektronikus segédlet) sokféle lehet, a legjobb megoldás egy professzionális archiváló szoftver alkalmazásával érhető el. Alkalmas szoftver a felhasználó terület szűkkörűsége miatt viszonylag csekély számban található, az üzleti életben a workflow megoldások az uralkodóak. Saját fejlesztésben gondolkodni költségkihatása miatt aligha célszerű. A megnyugtató megoldáshoz számítástechnikai szakemberek szakmai alapokon nyugvó együttműködésére van szükség, azzal a megjegyzéssel, hogy a verseny erről a területről sem zárható ki.

Kellően rugalmas szoftver használatával jó kompromisszum érhető el a szoftver készítői és a felhasználók közt. Ugyanakkor lehet, hogy bizonyos dolgokról, amelyek ma erősen tartják magukat, le kell mondani.

Az elektronikus dokumentum hitelessége

A hitelesség biztosítását csupán elektronikus irat formájában létező dokumentum esetén is biztosítani kell és erre szerzők által hiányolt megfelelő törvényi szabályozás meg is született: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. tv. A törvény meghatározza az elektronikus dokumentum, az elektronikus irat és az elektronikus okirat fogalmát, az elektronikus aláírás formáit, amelyekhez más-más joghatást fűz. (Egyszerű elektronikus aláírás, minősített elektronikus aláírás és fokozott biztonságú elektronikus aláírás.) A törvény lehetővé teszi ill. előírja a hitelességet biztosító elektronikus időbélyegző használatát is. Ha csupán elektronikus formában létező okiraton kiállítója minősített elektronikus aláírást helyez el, akkor a Polgári Perrendtartás módosítása alapján teljes bizonyító erejű magánokirat jön létre, amelynek materializált formája nincs. A jogszabály rendelkezései alapján mód nyílik arra, hogy a papíralapon létező dokumentumok digitalizálásával és előírt hitelesítésével az eredetivel megegyező jogbiztosító értékű dokumentum legyen előállítható. Az elektronikus aláírás és a digitális időbélyegző a kor jelenlegi technikai követelményeinek megfelelve nem teszik lehetővé a digitalizált dokumentum megváltoztatását úgy, hogy a beavatkozásnak ne maradjon nyoma. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás és az időbélyegző által igazolt adatokkal kapcsolatos kétség esetén a bíróság az elektronikus aláíráshoz tanúsítványt kibocsátó szolgáltatót, ill. az időbélyegzést végző szolgáltatót keresi meg.

A papíralapon létező iratok digitalizálása során is alkalmazhatók a fenti eljárások (minősített elektronikus aláírás, időbélyegző), mivel ezek a digitalizált dokumentum képét nem érintik, ahhoz technikailag hozzáfűzött, hozzáfűzés után azonban a digitalizált irat sérülése nélkül eltávolíthatatlan adatokat jelentenek. Az elektronikus archiváló alkalmazásokat fejlesztő cégek szoftvereiket több szempontból auditáltatják is.

Digitalizálni pedig szükséges

A digitalizálás folyamata rendkívül munkaigényes. Ha a digitalizáló rendszer felállt és meghatározásra került a digitalizálandó iratok köre, akkor kezdődik a komoly munka: a szkennelés, képként és/vagy OCR-el teljes szövegű adatbázissá alakítás, a visszakeresést biztosító adatbázis építése, a digitalizált irat és eredetije tartalmi és formai azonosságának ellenőrzése. Ha karakterfelismerő segítségével teljes szövegű adatbázist hozunk létre, elengedhetetlen az eredetivel történő összeolvasás, ami idő- és munkaigényes folyamat.

Az iratok szkennelésre előkészítése a fém kapcsok, tűzők eltávolítását is jelenti, majd az elektronikus rögzítés után az iratok állományvédelmi szempontokat kielégítő, az iratokat nem károsító eszközökkel végzett összekapcsolását. A szkennerek etetése is időigényes feladat és az adatbázis feltöltése még inkább az. A digitalizálás emberi munkaigénye jelentős.

FOGALOMTÁR

Digitális aláírás

A magyar törvényhozás 2001 szeptemberben fogadta el az elektronikus aláírásról szóló törvénytervezetet, melynek nyomán – akárcsak a hagyományos papír alapú szerződések esetén – a digitálisan hitelesített elektronikus adatok is hivatalos dokumentumokká válnak. Ez alapján az elektronikus kommunikáció hitelessé, és ellenőrizhetővé válik. A digitális aláírás nem más, mint egy egyedi biztonságtechnikai eljárás, amelynek segítségével elektronikusan is megjelölhetjük („digitálisan aláírhatjuk”) dokumentumainkat, ellenőrizhetjük a más személyektől, cégektől kapott adatok hitelességét. A fogalom jogrendszerünkbe épülésével lehetővé tette a külső kapcsolattartás elektronikus módjának hitelt érdemlő, a leghatékonyabb kommunikációt biztonságosan elősegítő megvalósítását.

Adat integritás

Annak biztosítása, hogy az adatok tartalma sem véletlenül, sem szándékos beavatkozás során nem változtatható meg.

Elektronikus faxok, iratkezelés

A papírmentes irodában a kimenő és bejövő faxok sem szükséges, hogy papíros formát öltsenek. A kimenő fax esetén az elektronikusan elkészített szöveg egy erre szolgáló eszközzel (Fax Server) elfaxolásra kerülhet, a beérkező faxok pedig automatikusan képi formában, számítógépen jelennek meg a diszpécserek előtt, előkészítve a további feldolgozásra.

Papírok elektronizálása, digitalizálása (szkennelés, imaging)

Egy papírmentes irodában akár belső készítésű, akár külső irányból papíron beérkező dokumentumok az elektronikus csoportmunkát támogató folyamatba történő beépítése. Tipikusan a papír dokumentumok szkennelésével történik, aminek eredményeképpen azok elektronikus kép formájában (néha akár szöveges állománnyá alakítva is) a rendszer részévé válnak.

Vissza az Autóipari Tanácsadó Klaszter főoldalra.