Manapság a legfontosabb informatikai mozgások egyike az IT piac és az irodatechnika közeledése. Szinte mindenütt az egyre tökéletesebb integráció a cél. Az irodatechnika elindult, és ma már egyre nagyobb lépésekkel halad az IT irányába.
Azonban az adatok digitalizálása, archiválása csak az egyik feladat. Nem egyszerű munka, de a lényeg a rendszerezésen múlik. Folyamatokat kell átalakítani, szervezeteket kialakítani, mert erre épül fel később az egész rendszer, amitől függ, hogy az az anyag, amit feldolgoztunk, milyen teljességgel és sebességgel érhető el.
A digitális tartalomkezelő megoldások az adatkezelés következő generációját jelentik, melyek lehetővé teszik az üzleti információk gyűjtését, kezelését és terjesztését minden lehetséges formában. Az anyagok lehetnek pénzügyi kimutatások, szkenerrel digitalizált képek, e-mail üzenetek, számítógépes állományok, faxüzenetek, XML és/vagy Java alapú tartalmak. A dokumentumkezelő megoldások lehetővé teszik ezek összekapcsolását az alapvető üzleti folyamatokkal.
Az elektronikus dokumentumkezelés üzleti előnyei
Az üzleti folyamatok alapját az információk képezik, melyek a vállalatok, intézmények életében különböző formában (levél, fax, e-mail, szkennelt állományok, képek, stb.) jelennek meg és dokumentumokban testesülnek meg…
A dokumentumok előállítása, tárolása, nyilvántartása, visszakeresése, kinyomtatása, a megfelelő helyre történő eljuttatása költséget és többletmunkát ró a vállalkozásokra miközben a kezelendő információk mennyisége napról-napra növekszik, ezért a munkatársak egyre több időt töltenek az iratok keresésével, nyilvántartásával, továbbításával, eltárolásával.
A papír alapú dokumentumok mellett, az e-mailek kezelésére is egyre nagyobb figyelmet kell fordítani, hiszen jól érzékelhető tendencia, hogy a vállalakozások életében fontos üzleti információk egyre nagyobb arányban a munkatársak postaládájában találhatók meg.
Az elektronikus és papír alapú dokumentumok tengerében való hatékony eligazodáshoz olyan egységes dokumentummenedzsment (DMS, azaz Documentum Management System) rendszerre van szükség, amelyben a dokumentumok teljes életciklusa, a létrehozástól a lejáratukat követő megsemmisítésig egyetlen rendszerben felügyelhető.
A megfelelő dokumentummenedzsment-rendszer segítségével elektronikus útra terelhetők mindazon folyamatok, amelyek az iratkezeléshez, irodaautomatizáláshoz kapcsolódnak, legyen szó akár egyszerű iktatásról, feladatkezelésről, vagy elektronikus faxkezelésről, vonalkód-feldolgozásról, esetleg dokumentumok digitalizálásáról és nyilvántartórendszerbe illesztéséről.
Egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésénél a beruházás megtérülését nehéz számszerűsíteni, de nyilvánvaló, hogy az iratkezelés racionalizálásával jelentős munkaidő- megtakarítás érhető el, elkerülhető a dokumentumok felesleges többszörözése, és jóval kisebb fizikai tárolóhely szükséges. Csökkennek a dokumentumok tárolásához, eléréséhez kapcsolódó költségek, valamint az iratok sokszorozási és szétosztási költségei. Ezek a közvetlen megtakarítások.
Az azonnal számszerűsíthető költségcsökkentésen túl közvetett haszonként a kényelmesebb, gyorsabb, pontosabb munkavégzés, a határidőcsúszások csökkenése és az ellenőrizhetőség javulása összességében a vállalat eredményének növekedését hozza magával.
A megfelelő dokumentummenedzsment-rendszer implementálásával számos üzleti előnyre is szert tehet a szervezet: a vállalat külső és belső kommunikációja felgyorsul, reakcióideje csökken, hatékonysága nő. Segítséget nyújt a vezetői döntési folyamat támogatásában, az emberi erőforrások jobb hasznosításában, hiszen használatával kiválthatók a rutinfeladatok (gépelés, kategorizálás, fénymásolás, stb.), és ezzel együtt az iratkezelés során felmerülő hibalehetőségek is minimalizálhatók.
Szoftveres megoldási javaslatunk – MBase
Partnerünk, a Merten IT AG összekapcsolja a menedzsment tanácsadás illetve a szervezési tanácsadás terén rendelkezésére álló Know-how-t, a Merten International CTC (Consulting-Training-Coaching) csoport nemzetközi tevékenységet folytató cégeinek tapasztalataira építve, az információs technika modern technológiáinak szakirányú ismereteivel.
Ez az egyedülálló kombináció ügyfeleink számára garantálja a biztos és igényeiknek megfelelő innovatív és funkcionális megoldást, amely folyamataikhoz a lehető legjobb támogatást nyújtja. Mindezt bevált, aktuális technológiákra építve, jövőre orientáltan fejlesztve és kiegészítve a későbbi alkalmazások számára.
Nemzetközi tevékenységet folytató specialistáink és kooperációs partnereink adják a biztos alapot a széleskörű megoldásokhoz és technológiákhoz.
AZ MBASE RÖVID LEÍRÁSA
A Merten-Platform, röviden Mbase, a különböző menedzsment- és információs folyamatok effektív és hatékony lebonyolításához nyújt egy elektronikus felületet. Az Mbase lényegében a következő komponensekből áll:
- Egy adatbázis, amely az MBase-adatok központi tárolásást szolgálja
- WEB-komponens, mely egy intranet-felületen alapuló, átfogó és a teljes cégre alkalmazható információs platformot nyújt
- Mail-komponens, mely biztosítja az illetékes munkatársak átfogó és aktív informálását és kommunikációját
- Jelenleg elérhető, applikációként futó, így önállóan használható modulok:
-> DIS (Dinamikus Információs Rendszer)
-> KVP (Folyamatos Javító Folyamat)
- Applikációspecifikus adatok központi nyilvántartása
-> STA (Törzsadatkezelés)
Letöltés:
Loading ...
Kiemelt témánk
